Conseils de Télémédecine pour les Prestataires
Vous prodiguez des services sociaux ou de santé mentale à distance ? Consultez les orientations des organismes municipaux et d’État, puis lisez les conseils ci-dessous, créés à l’aide de prestataires et d'avocats, afin de proposer des services de télémédecine de qualité aux familles new-yorkaises pendant la pandémie de COVID-19.
Comment assurer la transition vers des sessions virtuelles?
Préparez votre espace.
Évaluez les perturbations visuelles et sonores de l’endroit depuis lequel vous mènerez vos sessions. Envisagez d’installer un écran occultant et/ou d'utiliser un casque en cas de distractions derrière vous. Si possible, travaillez dans un espace que vous pouvez quitter à la fin de la journée.
Pratiquez vos stratégies de télémédecine.
Approfondissez vos compétences en matière de thérapie en ligne au travers de sessions de jeux de rôle virtuels avec vos collègues. Vérifiez votre connexion à Internet et identifiez vos appareils préférés. Passez en revue les fonctions d'accessibilité de l'application, comme le sous-titrage codé et la lecture sur écran pour aider les familles dont certains membres sont handicapés, le cas échéant. Vous pouvez activer un menu d'accessibilité sur ce site Web en cliquant sur l’icône qui apparaît dans le coin inférieur droit.
Préparez-vous à parler de la pandémie et du mouvement de justice raciale en cours.
Les réactions de stress les plus fréquentes aux épidémies et aux événements traumatiques sont les troubles du sommeil et de l'appétit et les symptômes somatiques. Préparez-vous à parler de méthodes d'adaptation et de stratégies pour rester stable sur le plan émotionnel pendant cette période incertaine et instable. Ces inquiétudes pourraient perdurer et nécessiter plusieurs sessions.
Comment aider les familles à se préparer pour leur rendez-vous?
Informez les familles de ce que désigne la télémédecine.
Lorsque vous programmez le rendez-vous, expliquez la manière dont votre agence assure désormais ses services par voie virtuelle et proposez nos Conseils de télémédecine pour les familles. Assurez-vous d'avoir parlé au membre de la famille de son accès à la technologie et du type d'appareil dont il aura besoin. Si nécessaire, aidez-les à obtenir les appareils nécessaires.
Partagez le lien vers les Conseils de télémédecine pour les familles.
Demandez au membre de la famille s'il préfère recevoir le lien vers les conseils par SMS ou par e-mail, et prévoyez de l’envoyer au moins un jour avant l'appel. Toutes les informations de ce site Web sont disponibles dans les 11 langues officielles de la ville de New York et sont disponibles ici. Envoyez un lien vers la traduction appropriée.
N’hésitez pas à utiliser ce message lorsque vous envoyez le lien aux familles:
Bonjour [NOM],
Avant notre appel de demain, voici quelques informations concernant la télémédecine. Si vous avez des questions afin de vous y préparer au mieux, ce site Web (familypathways.nyc/telehealth-tips-for-families-french) contient des informations utiles relatives à la manière de s'y préparer et à ce qu’il se passera pendant l'appel. Nous pourrons parcourir le site Web ensemble lorsque nous discuterons. Si vous avez des questions avant le rendez-vous ou avez besoin d'aide pour configurer vos appareils technologiques, n’hésitez pas à me le faire savoir.
Expliquez pourquoi vous envoyez le lien vers le site Web.
Lorsque vous envoyez le lien, expliquez au membre de la famille pourquoi vous le faites. Vous pouvez envoyer un lien vers une section spécifique (p. ex., « Quels sont mes droits ? ») en faisant un clic droit sur le nom de la section dans la table des matières au-dessus de la page et en sélectionnant « Copier l'adresse du lien ».
Naviguez ensemble sur le site Web.
Si le membre de la famille a des questions pour se préparer ou se connecter à la session, encouragez-le à demander des consignes supplémentaires à l'avance. Prenez ensuite le temps, pendant le rendez-vous, d’examiner le contenu ensemble.
Comment structurer le rendez-vous?
Commencez par fixer des limites.
Assurez-vous que les membres de la famille qui reçoivent vos services savent à quoi s'attendre. Fixez des limites claires en ce qui concerne qui parle quand, et comment minimiser les distractions (notamment en désactivant les notifications). Prenez note des autres personnes qui se trouvent dans la pièce.
Assurez-vous que tout le monde entend et voit tout le monde.
En cas de problème technique, signalez-le immédiatement. Par exemple, pour éviter de parler en même temps en cas de décalage audio, suggérez une courte pause après chaque prise de parole. S'il est difficile d’entendre un membre de la famille en raison du bruit de fond, demandez-lui de trouver un endroit plus calme pour parler. Pour améliorer l'accessibilité pour les personnes handicapées, utilisez la fonction de sous-titrage codé ou d'autres outils similaires.
Utilisez plusieurs plateformes.
Les familles peuvent êtes amenées à utiliser différentes applications ou méthodes de contact d'une session à l’autre. Pour aider les familles à se familiariser avec les appels vidéo, essayez de commencer une session par téléphone avant de passer à un appel vidéo plus tard dans la session. Si vous vous sentez à l’aise, proposez de préparer la logistique des sessions par SMS.
Adaptez le plan.
Soulignez l'importance du plan de service initial. Collaborez pour déterminer quels objectifs du plan de service sont toujours réalisables. Demandez à la famille quels sont leurs besoins actuels afin d'orienter les nouveaux objectifs.
Terminez par un exercice de réflexion.
Prévoyez du temps pour demander à la famille comment la session s’est déroulée selon eux, et comment la prochaine pourrait mieux se passer. Les méthodes somatiques et de prise de conscience, comme les exercices physiques et de respiration, sont généralement idéales pour conclure une session.
Comment assurer la réussite de la consultation de télémédecine?
Comment établir une relation de confiance et d’empathie par vidéo?
Établissez un lien de confiance grâce à votre langage corporel et à une bonne méthode de communication. Pour rendre les appels vidéo plus personnels, asseyez-vous à un mètre de votre clavier afin que le membre de la famille puisse observer votre langage corporel, et pas juste votre visage. Dites aux membres de la famille que vous travaillerez avec eux pour leur permettre de se familiariser avec le nouveau format des sessions.
Les techniques d'établissement de la confiance qui fonctionnent en personne fonctionnent également à distance. Demandez-leur comment s’est passée leur semaine au début de l’appel. Apportez-leur un soutien positif et faites preuve de flexibilité par rapport à leur situation.
Comment faire participer plusieurs membres de la famille en même temps?
Écoutez activement chaque membre de la famille et réagissez à chacun de leurs propos. Si vous perdez leur attention, n’hésitez pas à utiliser des gestes amicaux virtuels et à exagérer vos expressions. Adaptez le style et la vitesse de votre discours aux besoins de la famille.
Comment faire participer les enfants?
Demandez à la famille où leur enfant se sentirait le plus à l’aise pendant la session. Prévoyez des accessoires pour illustrer vos idées, comme un élastique pour illustrer la résilience. Ayez recours à des jeux, à des dessins et à des pauses pour bouger. Organisez une chasse au trésor axée sur les sentiments pour trouver des objets qui rendent l’enfant heureux ou furieux. Proposez une vidéo de récompense pour favoriser la participation pendant la session.
Comment faire participer les adolescents aux sessions de télémédecine?
Demandez à connaître leur programme d'apprentissage à distance pour soutenir leurs objectifs académiques et éviter toute fatigue liée à l'utilisation des écrans. Utilisez les fonctions de partage d'écran et d'annotation sur votre plateforme vidéo. Demandez-leur s’ils aimeraient partager des œuvres d'art, leur journal ou de la musique avec vous. S’ils se sentent mal à l’aise avec la vidéo, vous pouvez incorporer la fonction de discussion par écrit dans la session.
Comment aider la famille après le rendez-vous?
Prenez contact avec les familles de manière plus régulière.
De nombreuses familles ont besoin d'une aide supplémentaire pendant cette période. Prenez contact avec elles par téléphone ou par SMS pour savoir comment ils se portent.
Définissez des attentes.
Expliquez aux familles comment prendre contact avec vous et dans quels délais vous répondrez. Fixez les sujets qu’il est approprié d'aborder par SMS, e-mail ou téléphone.
Fournissez des ressources supplémentaires.
Collaborez avec vos collègues pour créer un répertoire d’outils et d'activités. Présentez des faits étayés liés à l'entretien personnel, y compris des conseils pour renforcer le soutien social, maintenir l’optimisme et définir des objectifs. Envoyez ces ressources aux familles entre les rendez-vous. Demandez-leur comment elles les ont utilisées lors du prochain appel.